掌握日历和管理时间以获得最大结果的12种方法

查尔斯·达尔文 (Charles Darwin) 曾经说过: “一个敢于浪费一小时时间的人还没有发现生命的价值。” 有些人，尤其是企业家，将其牢记在心。他们努力以专注和目标充分利用每一分钟。

但是，并不是每个人都这样工作。随着时间的推移，有些人会完全吓坏了。结果，他们拖延并开始使自己感到压力。如果您属于后一组，请使用这12个时间管理技巧。一旦你这样做了，你就会变得更有生产力，不再被时间所困扰。

1.知道你的目标。

只从事支持您的短期和长期业务目标的活动。像鹰一样保护自己的时间，不要把时间交给无关紧要的事情。你的日子应该只包括能产生收入或发展你的业务的活动或任务。例如，参加社交活动可能是有益的。但是，如果您不添加潜在客户，收集优质线索，与其他企业互动或发现新的供应商或服务提供商，那么您可能希望减少参加这些活动。

2.制作和使用列表。

要成为时间管理的大师，请开始制作和使用列表。为了避免让你的生活变得比它更复杂，只专注于创造这四种类型的lst:

你的日程表: 为你的全年创建一个日历，这样你就有并坚持每天的例行公事。

待办事项列表: 这不必过于复杂。这是你的基本 “待办事项” 清单，围绕着你的三四个最重要和最紧迫的任务。

人员对联系人列表: 这些是必须发送电子邮件或打电话的人。为了更有效，按字母顺序排列此列表。

会议计划员: 此列表包含有关您在会议或对话期间需要与潜在客户，潜在客户或团队讨论的内容的注释或提醒。

这些清单对我有用。您可以根据您的特定需求选择在此列表中添加或减去。这个想法是，你有一个有条理的、经常使用的列表制作系统，这样你就能充分利用你的时间。

3.遵循80/20规则。

这一概念又称帕累托原则，起源于意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托。与时间管理有关的想法是，您的80% 结果仅来自您的20% 行为。

例如，您查看您的待办事项列表。它有10个需要划掉的项目。使用80/20规则，你会解决你的前两个项目，因为这些活动给了你最大的收益。

帕累托原则不仅可以帮助您根据最重要的目标确定时间的优先级，而且应用起来非常简单。只需确定并专注于对您的发展或成功至关重要的几个目标或活动即可。随着时间的推移，你会注意到你会在增加产量的同时消除清单上的大多数项目。

4.吃那只青蛙。

“马克·吐温曾经说过，如果你每天早上做的第一件事就是吃一只活的青蛙，你可以满意地度过一天，因为你知道这可能是一整天都会发生在你身上的最糟糕的事情，” 布莱恩·特雷西写道。

那么，你的 “青蛙” 到底是什么？这是 “你最大、最重要的任务，如果你不做点什么，你最有可能拖延的任务。”

为了帮助你 “吃那只青蛙”，这里有特雷西的几个建议:

如果你有两个重要的任务要处理，“从最大、最难的开始，首先是最重要的任务。养成在早上完成主要任务的习惯，而你有最大的精力和注意力。立即采取行动，约束自己“ 稳定和一心一意地工作，直到这些任务完成。”开始并完成更重要的任务。这样做会释放内啡肽，这将帮助你形成 “积极的成瘾”。继续练习这项技术，直到你完善它。

5.只要说 “不”

在我职业生涯的早期，我从我的客户那里得到了我可以处理的项目。最终，我的工作受到了影响，我筋疲力尽。我只是没有足够的时间来管理所有这些项目。我承担如此工作量的原因是我不想对我的客户说 “不”。我相信他们会被解雇并雇用其他人。

然而，随着时间的推移，我意识到有时你不得不说 “不”。你不应该把自己分散得太薄，而应该只承担你知道你有时间和你真正关心的承诺。如果你对这件事诚实和坦率，你的客户、同事，朋友和家人应该理解并愿意与您合作。

6.避免分心。

这是一个实验。跟踪您一整天必须克服的中断次数。同事或家人有多少次闯入你的办公室？每当收到电子邮件或社交媒体通知时，您多久停止工作并检查一次电话或计算机？

研究人员发现，工作中断使普通人每天花费六个小时! 最重要的是，回到我们中断的地方需要平均of23-minutes。

这将需要一些纪律，但必须消除这些干扰。从一边吃你的 “青蛙” 一边关门开始。关闭手机上讨厌的通知，并在一天中留出特定时间来回复电子邮件和电话。

7.少开会。

我们平均每月有31个小时参加非生产性会议。我甚至敢说会议是最大的时间管理罪魁祸首。此外，大多数人都害怕参加会议。

虽然有时您需要主持会议，但您希望将会议保持在最低限度并使其计数。相反，依靠电子邮件和即时消息。这样你就可以花更多的时间在更重要的工作上。

8.在等待的时候利用时间。

如果您要跟踪一周的时间，您会发现浪费了很多时间。你每天在地铁上通勤，在商店排队，坐在等候室，或者在椭圆机上。与其让这段时间过去，不如通过思考，阅读或收听播客来使用它。

这是著名的法律惊悚片作家斯科特·图罗 (Scott Turow) 在写他的第一本小说时所做的。他写道，在早上通勤到纽约市的过程中，他没有像其他地铁乘客那样消磨时间。即使每天只有10分钟，通常浪费的时间也将是有意义的。

9.4Ds。

使用4D方法过滤所有请求是通过限制干扰，干扰和浪费时间来管理时间的最有效方法之一:

删除 (或删除)。扫描你的收件箱寻找不需要的电子邮件。您可能无需打开它们即可删除许多内容。简而言之，如果电子邮件没有为您提供任何价值，请删除它。这在度假或出差回来时特别有用。

委托。如果有一项任务可以由其他人处理，则将其委托。大多数管理任务都可以外包。虚拟助手可以回复电子邮件并安排旅行，而簿记员可以使您的书籍井井有条。您还可以要求员工安排会议并复制议程。关键是，减少花在不太重要的事情上的时间可以用于更重要的事情。

推迟。有些任务可以在以后执行。例如，如果您收到婚礼的邀请，则不必在收到邀请时预订酒店房间。它可以等到这个周末有空闲时间。

做吧。有时您只需要扣紧并完成即可。回到您的电子邮件，如果有来自客户的紧急而重要的消息，请阅读并回复该消息，而不是将其推迟到以后。同样，这可以追溯到知道您的优先事项。

10.阻挡你的时间。

花一分钟时间查看下一周的日历。除了固定的重要约会或会议之外，还有多少时间没有分配？

这是时间阻塞派上用场的地方。它确保您的日历中只有一点点松散和未分配的时间。封锁还可以防止你接受别人太多的要求。

就我个人而言，我使用时间阻塞来创建我的日常工作。每天早晨，我都会指定特定的时间进行锻炼，准备，写和回复电子邮件。然后，我在早上八点到中午之间进行不分心的工作。在下午，我为午睡，回电或电子邮件以及主持会议设置了创建块。

11.批处理相关任务。

用最简单的术语来说，批处理只是同时进行一组类似的活动。例如，您不是全天回复电子邮件，而是在特定时间阅读并回复它们。这样你就不会打断你的工作流程

批处理是如此强大的时间管理技术的原因是不同的任务需要不同类型的思维。当你不来回切换时，你会减少启动和减慢时间，减少日常混乱，并提高你的注意力。

12.保重。

最后，人们发现，睡个好觉、锻炼身体和健康饮食会给你精力、注意力和耐力，让你充分利用一天的时间。