如何使用看板来扩展内容营销 (信息图)

作为营销人员，我们都知道各种形式的web内容是我们拥有的最有价值的转换工具之一。问题是创建内容需要很长时间和大量的努力 -- 特别是如果你试图管理一个内容创建团队的所有活动部分。

当您需要跟踪大型内容机器的内部齿轮和轮子时，称为看板的可视化管理系统是一种出色的组织方法。

什么是看板？

看板，日语中的 “招牌” 一词，是一种最初由丰田工业工程师在20世纪50年代开发的方法。简而言之，这是一种视觉项目管理技术。到目前为止，看板在软件开发和制造等行业大多被使用，但它也开始在其他行业引起轰动。

看板是如何工作的？

《哈佛商业评论》 (Harvard Business Review) 最近的一篇文章讨论了视觉内容管理的有用性，使用了带有可移动标签的软木板的这个例子。

这个特殊的董事会属于旧金山一家专门从事软件和医疗专利的公司。彩色框描绘了管理系统的不同组成部分。黄色框中的每个标签都属于该公司的六名律师之一。这些员工是董事会其余部分 “泳道” 的负责人。这些标签上方是蓝色框，其中包含用于最紧急任务的标签。

红色框包含代表每个律师的客户在给定的两周内工作的标签。为了进一步细分，每个标签上的橙色圆圈都会记下每个任务的估计时间范围。最后，绿色框包含需要在当前两周时间范围之外的一段时间内完成的任务。随着截止日期的临近，这些标签将被移入红色框。

为什么看板对内容营销人员有用？

可视化项目管理作为一种有效的计划和沟通工具，具有良好的往绩记录。一旦你了解了它是如何工作的，你就会看到把看板应用到内容营销行业是多么容易。

将看板带入数字世界进一步简化了视觉管理过程，这使内容工程师可以扩展其营销服务，而不管其团队成员的规模或位置如何。

“我不能只使用日历吗？”

虽然简单的日历或电子表格是一个合理的起点，但它不是特别可扩展的，并且不会超出最基本的协作功能。如果您要管理大型团队或许多项目，则日历将很快变得任务和信息过载，几乎无法遵循。

另一方面，aKanban board凭借其灵活性和易于遵循的布局，使信息流动更加迅速。将信息输入到看板系统可以防止任务落入收件箱的底部，从而消除了被遗忘的风险。通过创建工作流流程的视觉效果，您还会发现更容易评估问题区域。

使用看板进行项目管理有三个明显的优势: 它可以防止每个人的工作负担过重，从而减轻压力并提高生产率。它提供了一个清晰的截止日期布局。它显示了每个人如何处理他或她的工作量，这有助于人力资源部门密切关注那些优秀的员工，而不是落后的员工。

流程: 分解内容营销的看板

我使用看板来管理每月150多个客户任务的内容创建。这是一个示例板，我在其中使用数字看板软件Kanbanize来布置项目:

以上只是我们创建的频道和泳道类型的一个示例，用于获取从主题发现到推广的内容。虽然此示例是针对代理机构格式化的，但是类似的过程可以用于内部内容创建。让我们将其分解为一个逐步的过程:

经理创建一个看板卡，该看板卡可以保留在正确的月份，也可以立即放入请求列中。在请求中，项目经理使用模板输入内容项目的信息，包括客户规格、发布网站和任务截止日期等项目。在此阶段，我们还在卡片的评论部分集思广益，内容策略，图形和任何其他信息将是创建成功作品的关键。经理将卡片移至进度列，并将卡片分配给适当的内容编写者。在Kanbanize中，分配给该卡的任何人都会收到一封自动电子邮件。内容编写者在分配的时间段内完成项目，然后将该卡移至 “复制批准” 列。然后，作者将卡分配回项目经理，并将副本附加到卡上。经理审查分配，如有必要，请求编辑或发送给客户端以供批准。经理将卡移至 “设计” 列并将其分配给web设计器。设计器在分配的时间段内完成项目，附加zip文件并将完成的卡分配回经理。在对其进行审查和编辑之后，卡被移动到实现列。经理或指定的受让人实施并优化网站上的内容。该卡将移至促销栏。负责内容推广的经理或其他团队成员接管。推广完成后，该项目将放在存档部分。

这个系统特别有用的是，每张卡都有自己的评论部分。在该过程的每个步骤中，项目经理，内容作者，设计师或其他团队成员都可以提出澄清问题或提供更多信息。

一个好的看板系统也将使映射流程变得轻而易举，从而消除了任何不必要的步骤或交互。例如，如果帖子不需要副本批准，则经理可以删除该过程的那一部分。无论如何，当轮到他或她接管项目时，每个成员都会收到一封电子邮件。

完成后，该项目 (包括所有注释) 将被存档，从而为下一个任务释放了看板上的空间。

优化您的结果。

在实施看板系统时，请确保每个人都清楚项目流程的工作原理。它可以帮助链接到一个文档，该文档详细介绍了一个书面的逐步过程，供每个人参考。

如果他们以前从未使用过这样的系统，那么您的员工可能需要一些时间才能适应。它可以帮助从一个不太规范的内容管理系统开始，并逐步以必要的特殊性工作。

Kanbanize还具有用于快速创建卡片的有用模板系统。通过拉起模板，您可以快速输入所有必要的信息，以快速启动分配并将其完成。

可以根据客户经理，客户或内容类型等类别来组织泳道。如果您的公司创建视频，信息图表和销售副本，则可以使用这些条件来设置标题和泳道。另一方面，如果您的内容公司需要区分客户端和内部内容，这是设置系统的另一种方式。在上面的截图中，我根据客户端组织了卡片。

最终想法: 利用自定义能力。

在内容营销中使用看板最好的事情之一就是它是一个高度可定制的系统。你实验得越多，你就会越了解简化内容创建过程的最佳方法。