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在休假前，自动化这4项业务任务

时间：2021-07-12 15:04:37 来源：

假期并不意味着有压力。这是一个放松、放松和探索世界上有趣的地方的时间。大多数9到5岁的工人把年假当作理所当然的事。如果你是一个忙碌的企业家，毫无疑问，当你不能从工作中抽出任何时间的时候，你会面临压力。

要处理的责任太多了——对员工、客户或供应商的义务太多了——必须管理太多复杂的流程，以免出现灾难性的错误。

不管你的承诺如何，你都会达到一个临界点：休息一下，否则就要冒着筋疲力尽的危险。当这一时刻到来时，你需要做好准备，这样你的业务就可以在没有你的情况下以最佳方式运行。这里有四种方法来实现它。

1.与客户沟通。

您需要自动化的任务显然将由您的特定公司的性质决定。但有效的沟通是任何业务的主要内容，因此，这是一个完美的开始。

你有没有收到过这样一封普通的自动邮件？通常是这样的：“丹尼尔整个星期都不在办公室，周五可以回答你的问题。”

这是一条自动回复信息。他们中的大多数人印象不深。事实上，自动回复可能会令人沮丧，因为他们几乎从来没有帮助你的客户解决他们真正需要帮助的问题。

这就是自动化的用武之地。自动化可以应用于任何重复的任务——包括客户一次又一次给你发电子邮件的问题。创造一个伟大的自动回复电子邮件的秘诀在于预测这些问题，使人们很容易找到自己的答案。

把你不在办公室的电子邮件变成一个带有相关信息链接的小FAQ页面。它可以引导他们找到博客文章、社交媒体内容、业务文档或网站联系人页面，帮助他们与合适的工作人员进行跟进。

2.与你的团队沟通。

在一个理想的世界里，我们想关掉手机，享受一些宁静，一个异国情调的美丽和海滨景色。不过，有时与我们的团队沟通是不可避免的——即使是在度假的时候。

不过，你也不想被困在收件箱里，焦急地等待任何需要紧急关注的消息。以下是自动化和一些仔细的计划如何让你的头脑放松：

向您的团队简要说明，您只能在特定的时间段、特定的一天进行谈话。注意时区差异。设置一个googledoc团队成员可以用来记录他们想和你讨论的任何问题。坚持这些问题必须重要。设定启动一个与您最喜爱的日历应用程序配合使用的计划工具。这样，您的团队成员只能在指定的“紧急”时间内与您一起预订时间段。

你甚至可以使用自动化软件，如Zapier或ifttt，当有人预订了一个会话时，自动给你发电子邮件。您可以将这些软件设置连接到包含他或她的查询的Google文档。

急板地！危机避免了，不需要花几个小时打电话。在你起飞前一定要告诉你的员工这些程序。

3.精简财务任务。

现代软件使会计、工资单和其他重复性的财务工作相对轻松。许多平台将最例行的程序：发送发票，捕获事务并生成报告。

很可能您已经在业务中使用了这些自动化功能。如果你没有，为假期做准备是让他们顺利工作的最佳时机。

最棒的部分？一旦这些平台建立起来，它们将继续无限期地完成你的财务任务。当你度假回来，你可以花更少的时间在书上，更多的时间做你真正喜欢的工作。

QuickBooks、FreshBooks和pastel是众多选择之一。做一些研究，选择一个适合你的预算，包括广泛的自动化和满足你的大部分财务需求。

4为假期后的积压做好准备。

即使你将你的业务自动化到接近未来的复杂程度，当你回到办公室时，你可能仍然会面临积压工作。重要客户需要面对面的时间，你也需要和你的团队打交道。

这样一来，几乎没有时间专注于更无聊但同样重要的管理任务，而这些任务可能会半途而废。幸运的是，整个行业都在处理这类事情：虚拟助理。

近几年来，虚拟助理因其方便、高效且日益普及而广受欢迎负担得起。虽然你把时间花在战略和实施上，他们在做所有简单的任务。

虚拟助理（VAs）可以准备陈述、转录会议和编辑备忘录。VA也是整理假期后积压工作的最佳人选。如果你能预见并确定那些不可避免地会被忽视的任务，记下来，并把它们写进给你的VA的简报中。

这份详细的家务清单将帮助你的VA在你准备回到办公室的那一刻更有效地为你工作。

每个人都需要休息一下。但是，如果你回来后要加倍努力收拾残局，那么假期就不值得你这么努力了。自动化是救命稻草。它消除了重复性的工作，使员工和客户之间的沟通无障碍，简化了管理功能，并有助于让您的日程回到正轨后，一些非常值得休息的时间。

在你的业务中实施自动化，你会有一台润滑良好的机器，当你在夏威夷的海滩上和你掌舵时一样平稳运行。


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