惊人的时间和日历管理的第一秘密

在深入研究本文之前-花一点时间并查看日历，因为详细说明日历是惊人的时间和日历管理的秘诀。

如果您像我们大多数人一样，您的日历可能非常详细。我敢打赌，你们中有些人从醒来后的每小时都有。这不一定是一件坏事。毕竟，每天的日程安排可以确保您充分利用自己的一天。如果任务或事件不重要，为什么还要费心将其添加到日历中呢？

什么是重要的-以及如何确定优先级。

不幸的是，并不总是很清楚什么是重要的。结果，我们最终在非优先事项上浪费时间。例如，如果你在家工作，水槽里的那些盘子可能会打扰你。但是，当您一直在进行的项目的最后期限紧迫时，是否必须在这一刻完成？

这似乎很小。但是，如果你总是把非优先事项放在真正重要的事情上呢？如果你在时间和日历管理上没有效率，你肯定不会成功实现你的目标。

这就是为什么最成功和富有成效的人知道，惊人的时间和日历管理的秘诀是优先排序。用斯蒂芬·科维 (Stephen Covey) 的话说: “关键不是要优先考虑您的日程安排，而是要安排您的优先事项。”

设定优先级很重要。作为成年人，您将承担各种责任。在一天的过程中，这可能包括从学校接孩子，在截止日期前，与客户共进午餐以及在中间的某个地方进行自己的自我护理。

为成功确定任务的优先级。

如果你不优先考虑这些任务，你将变得杂乱无章，压力重重，无法履行你的义务。如果您因为仍在办公室工作而参加午餐会议，您的客户会受到多大影响？当然，如果您迟到了-从学校接孩子怎么办？你的搭档可能永远不会原谅你。

这里和那里肯定会发生一场失误。如果您在开会的路上爆胎，那是您无法计划的意外事件。但是，如果您不按优先级安排时间和日历，那么您的生活将变得越来越混乱。因为您错过了截止日期，所以您必须工作到很晚，并且跳过健身房或家庭时间。最终，您总是觉得自己被淹没了，但没有什么可展示的。

当你专注于你的优先事项时，你更适合管理你的时间。你有条理，准备充分，从不觉得自己落后了。而且，最重要的是，您将始终有时间专注于生活中最重要的事情。

优先排序很好。但是，你如何确定你的优先事项是什么？以下是如何优先考虑更好的时间和日历管理。

首先，你的优先事项应该通过确定以下几点来保持简单明了:

对您来说最重要的事情，也就是您的价值观。您已经实现的目标-这些目标应与您的价值观保持一致。您所承担的责任。如果您从事传统工作，那么从周一到周五的工作时间，您的责任就是工作。知道活动如何影响您的生活。在工作休息期间在手机上玩电子游戏可能会很有趣，但是这如何使您成为更好的员工或inpidual？知道如何将紧急与重要分开。仅仅因为某件事很紧急并不意味着它很重要。例如，您无需在收到电子邮件的第二秒钟打开并回复电子邮件。

在这里，您可以优先考虑更好的时间和日历管理的一些方法。

创建并排序任务列表。

凯拉·斯隆 (Kayla Sloan) 写道: “拥有大量任务并不一定是一件坏事，但这会让你对自己的一天感到压力。”“与其花时间担心，你可以优先考虑你的清单，以便更好地管理时间。”

Kayla建议您从可以通过电话或计算机轻松访问的任务列表开始。“这样你就可以在任何时候从工作或家里增加它。”

接下来，你需要订购你的清单。

“首先从最紧迫的任务开始，为列出的每个项目分配数字，” 凯拉建议。“相反，你的清单底部应该包括一些不太紧迫的项目，或者可以改天再做。”

选择正确的工作方式。

还在努力分离紧急和重要的事情吗？使用以美国总统德怀×特·艾森豪威尔 (Dwight Eisenhower) 命名的简单22矩阵来帮助您确定优先事项。

艾森豪威尔矩阵可以通过创建四个框来帮助您区分紧急和重要。横轴表示 “紧迫性”，而纵轴表示 “重要性”。在每个象限中，您将每个任务分类; 重要但不紧急，重要和紧急，不重要或紧急，紧急但不重要。

当你完成后，你就会知道你现在需要做什么，哪些任务可以等待，哪些职责可以委派。

为 “深入工作” 留出大量时间。

深入的工作，正如Cal Newport在《深入的工作》一书中所解释的那样: 在分心的世界中集中成功的规则是能够专注于认知上要求苛刻的任务，而不会分心。纽波特补充说: “要达到顶峰，您需要长时间工作，全神贯注于一项任务，而不会分散注意力。”

在书中，纽波特解释了沃顿商学院教授亚当·格兰特是如何如此富有成效的。格兰特 (Grant) 在秋季学期任教，但在春季进行研究。他每天在完全孤立和对学生实行开放政策之间交替。

你仍然可以应用这个概念，即使你不能像格兰特那样提前加载你的工作。假设在上午9点到中午之间，您正在执行最重要的任务。在这段时间内，您关闭办公室的门并关闭手机。

此外，您可以开始批量 “浅层工作”。这些挑战性较小的任务，例如返回电子邮件和电话。

使用日历应用程序。

通过使用顶级日历应用程序，您可以对一天，一周或一个月需要处理的优先级进行排名。您还可以使用日历设置提醒，这样您就永远不会忘记重要的截止日期或事件。

更重要的是，因为你使用你的日历应用程序作为待办事项列表和查看你的日程安排，你可以减少你使用的工具的数量。

这次会议有必要吗？

人们发现15% 一个小时的会议都是浪费的。这是您可能一直在做其他事情的九点。在接受会议之前，请务必询问是否有必要。例如，可以通过电子邮件，松弛或项目管理工具来完成项目的状态更新。与潜在客户或员工的会面可以通过10分钟的发现电话来完成，而不是一个小时的午餐会议。

如果需要开会，请确保:

有一个提前发出的议程。简短、简洁，并停留在少数参与者on-topic.Includes。有人来方便会议。使用每个人都知道如何使用的正确技术。

不要把其他的优先事项放在你的优先事项上。

有人向你求助并不少见。可能是朋友要求您帮助他们搬家，也可能是同事要求您在项目上提供帮助。

虽然帮助别人没有错，但只有在有空位的时候，你才应该这样做。不要把他们的优先事项放在你自己的前面。如果您忙得不可开交或有先前的承诺，那么您可能不得不说 “不”。这并不有趣。但是，如果你诚实坦率，他们会理解的。

消除干扰。

电子邮件。你的智能手机。电话。YouTube。朋友，家人，同事。这些是妨碍你完成工作的干扰类型。那么，你怎么能阻止他们？

消除干扰的最简单方法之一是关闭手机。至于您的计算机，您可以使用RescueTime之类的应用程序来阻止分散注意力的网站。而且，如果您有办公室的门，则可以始终将其关闭，同时专注于 “深层工作”。

如果您没有自己的办公室，请尝试在比咖啡店更安静的地方工作。或者，购买一副降噪耳机。

而不是管理时间，而是管理你的能量水平。

我们只有这么多的能量，这就是为什么一整天经常休息是很重要的。它使我们有机会补充我们的精神和身体能量。

意识到你的能量水平并相应地安排。例如，如果您早上精力充沛，那就是解决最重要任务的时候。

正如吉姆·瓦瑟洛普洛斯 (Jim Vaselopulos) 在《福布斯》 (Forbes) 上所写的那样，“再考虑一下一项任务，在下午的低迷时期，你会不劳而受地劳作一个小时，但在能量高峰期 (可能是早上8点)，你可能会在10分钟内结束。”

如果你改变了 “你的日程安排，把早上的会议从60分钟缩短到45分钟，然后把额外的15分钟中的10分钟花在同样的任务上。”最终，“你每天下午都会有60分钟的时间。”

工作更聪明，而不是更努力。

如果您想在工作中发挥作用，同时专注于真正重要的事情，那么您需要开始更聪明而不是更努力地工作。毕竟，研究表明，每周工作50小时后，产量急剧下降。

行动前要三思而后行。不要只是创建一个冗长的待办事项清单，然后跳进它。想想你一天中最重要的任务，不应该超过五个项目，只关注它们。衡量结果，而不是时间。不要沉迷于一项任务花了多长时间才能完成。相反，专注于你在那期间所取得的成就time-frame.Have一种积极的态度。持积极态度的人更有可能主动沟通。培养和加强你的沟通和协作能力，这样你就可以轻松快速地与他人合作。创建并坚持常规。当我们建立例行程序时，我们可以更快地工作。原因是什么？我们不必考虑我们需要做什么。而且，我们可以相应地准备。自动化您的更多任务。使用工具来处理重复性任务。通过提前准备饭菜或衣服来防止决策乏力，这样您就不必在早上考虑它们了。停止多任务处理。这是行不通的，利用拖延。不要总是等到最后一刻，但是截止日期的临近会激励您。缓解压力。找到减轻压力的方法，例如锻炼，瑜伽或冥想。做更多你喜欢的事情。这可能并不总是可能的。但是尝试做更多你喜欢的工作。

重复并评估。

“现在你有了一个系统来确定你所做的事情的优先级，每天重复你的行动，” 凯拉建议。“你可能还有几天没有按照你的计划去做。然而，你越优先考虑，它就会越容易、越快。“

凯拉补充说: “在你的整个日程安排都被淘汰的日子里，评估一下，找出哪里出了问题。”“你能做些什么来改变这种情况吗？如果是这样，确定这是什么，这样你就可以在将来避免它。“